——Bob Roth，Viacom战略服务副总裁
随着Viacom公司的复印机使用合同即将到期，公司决定着手关注所有可用方案。“我们开始和惠普讨论如何更具整体性地完成相关工作。”首席信息官Joe Simon回忆道，“能否让打印和复印环境更加高效？能否降低文印成本？甚至更进一步，能否提出更加环保的工作方式？”在任何情形下，对上述问题的答案都是“可以”。而Viacom实现目标的方法则是通过和惠普签订打印管理服务合同，实施集中化打印管理。小熊在线www.beareyes.com.cn
据Simon介绍，Viacom希望能在签订打印管理服务合同后的头三年，将打印和复印成本削减20-25%。“选择惠普打印管理服务解决方案对于公司来说是一项重大的变革，这项举措可能会遭到一些员工的抵触，”战略服务总裁 Bob Roth承认，“不过，目前大多数员工已经接受了这一变化，因为他们意识到了惠普打印设备在办公室之外的处理能力——色彩更生动，速度更快，质量更出众，而且也更加环保。”
公司决定选择惠普打印管理服务的过程非常迅速，从构想到执行仅用了10个月的时间。起初，公司现有的复印机合同只有几个月就到期了，鉴于打印输出的管理有诸多需要改进的地方，因此Viacom委托它的两家主要提供商（惠普负责打印，另一家负责复印）来寻求改善方案。公司的设施组已经处理了复印管理的相关事宜，而打印管理事项则由技术组负责执行。许多员工都拥有了自己的个人打印机，员工和打印设备间的总体比例达到了约2:1。惠普还曾让Viacom的一个核心团队参加 “打印2.0” 的战略研讨会，为公司提供相关策略，并让团队了解有关高效输出管理的行业趋势和解决方案。小熊在线www.beareyes.com.cn
所有打印设备均通过网络进行连接，以便能够利用惠普软件工具进行集中管理。HP Service Portal软件的一项优势是自动订购墨盒。“每台机器都可以在墨盒快用完时，订购更换所需的墨盒，” Roth解释说，“也就不再需要一群人每天在楼里来回巡视，检查机器耗材使用情况。”
公司使用HP Digital Send(DSS)软件，根据设备配置，对多功能一体机进行标准化的远程管理。例如，为了节省纸张，Viacom各设施处的多功能一体打印机均默认为双面打印。而使用 HP Color Access Control软件则确保电子邮件等文件不会被无意中选择彩色打印，减少打印的彩色页数。而HP Web Jetadmin软件可自动生成耗材或故障警报，帮助Viacom了解惠普多功能一体打印机及打印机设备的使用情况，并在其对用户造成影响之前，主动对相关问题做出解决。借助关于打印使用情况的历史和实时报告，公司就能对相关配置进行微调——在需要处添加一台设备，或移除使用率不高的一台设备。小熊在线www.beareyes.com.cn
“大有改观。”Roth说，“现在，我可以获得有关公司打印使用情况、打印成本和设备状态的数据，这是以前无法做到的。”
随着项目初始部分——打印管理服务部署阶段接近尾声，Viacom现在可以集中于如何充分利用其新设备架构了。例如，对员工进行使用数码多功能一体打印机把文件扫描到电子邮件和文件夹等功能的培训，而不是分发文件的复印件。Roth还计划利用新构架实施数字传真。
通过改变文件的工作流程，并将打印机设定为双面打印模式，Viacom估计将减少12.5%的打印页数，预计节省超过1,000万张纸张。与实施打印管理服务前相比，打印设备耗能减少66.2%，即耗电减少超过539,000千瓦时，价值约114,409美元。“虽然我们的主要目标不是节省纸张或减少能耗，但显而易见，如果我们使用适合的技术，就可达到环保和成本节省齐头并进的目的。惠普帮助我们找到了适合的技术，并对之进行了有效的管理。”
Simon指出。Viacom的打印管理服务解决方案兼具省纸和节能的优势，可以减少近40%的二氧化碳排放，或者说839,000磅的二氧化碳。而通过惠普全球合作伙伴（HP Planet Partners）回收计划，Viacom可以方便持久地回收利用惠普原装墨盒。作为一家以年轻人为目标群体的公司，Viacom旗下拥有MTV、Comedy Central、Nickelodeon、BET等众多品牌，在全球拥有约150家网站。环保问题一直是其重点考虑的事项。
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